Lean i offentlig sektor

Hur översätter man Leans tankesätt till vård och omsorg?
- Inga problem, menar Maria Viidas, kvalitetschef på Vara kommun, som aktivt jobbar enligt Leanmodellen. 

 

Vara kommun i Västergötland kom först i kontakt med Lean-terminologin i 2004, då man tillsammans med utomstående konsulter genomförde ett projekt på äldreboendet Södergården. Först ändrades arbetsschemat, men det var inte däri de stora förändringsmöjligheterna och rationaliseringsfördelarna låg. 85% av tiden lades på brukarna, medan 15% fördelades på medarbetarnas utveckling och friskvård. 

- Vi insåg ganska snabbt att vi ända sedan 1994 hade arbetat enligt Leans tankegång på olika sätt, så det blev en naturlig följd att fortsätta med Lean. Vi har alltid lagt stor vikt vid medarbetarutveckling, teamarbete och ett synligt ledarskap. 

 

Krav på flexibilitet 

En kommuns arbete påverkas av yttre omständigheter som konventionella företag inte drabbas av på samma sätt. Vissa omständigheter är demografiska, som att det plötsligt blir fler äldre, eller att det föds fler barn. Vissa är politiska - lagstiftningen kan ändras, och de kommunala anslagen kan minska från föregående år. Vid låg arbetslöshet kan det vara svårt att hitta folk. Detta ställer höga krav på flexibilitet. 

- Vi har kreativitet på schemat här, och vi arbetar mycket med kultur. Det är för att folk ska få lite nya intryck, inspiration. Lean handlar ju inte som många tror bara om att skapa löpande band som tuffar på och producerar så mycket som möjligt hela dagarna. Det handlar om att människor ska kunna förbättra sin egen vardag. 

 

Vara kommun har bland annat använt sig av så kallade värdeflödeskartor, där de anställda under tre dagar får estimera exakt vilken tid som går åt till respektive arbetsmoment, för att därefter se hur man tillsammans praktiskt kan minimera den tiden. Uppföljning sker vid tre tillfällen - på dag 30, 60 och 90. Men vad händer med den nyvunna tiden? 

- Innan varje kartläggning har vi ett avgränsningsmöte, där vi bland annat preciserar exakt var den tiden ska fördelas som man sparar in från annat håll. Det kan vara att kunna sitta och prata en längre stund med de äldre, eller att organisera friskvård, pausgympa eller liknande. Det får aldrig bli så att man som chef tror att det går att skära ned tjänster för att man har sparat en massa tid, för då försvinner hela poängen med arbetet. Personalen måste känna att det här är för deras skull, och de måste kunna känna sig trygga i att det är de som får njuta av effektiviseringen, inte tvärtom. 

 

Två heltidsanställda inom Lean 

I dagsläghet har Vara kommun två medarbetare som på heltid arbetar med Lean tanke- och arbetssätt, och det finns sex Leanhandläggare till deras hjälp. Värdeflödeskartläggningen har hittills resulterat i 16 identifierade värdeflöden, exempelvis inom handikappomsorg, äldreomsorg, fastigheter och administration, varav 9 redan har blivit förbättrade. Dessutom har man precis börjat arbeta enligt principen 5S på några av kontoren, vilket betyder Sortera, Strukturera, Städa, Standardisera och Skapa vana. Ordning och reda är ett viktigt inslag inom Lean, liksom att komma åt slöseriet i organisationen. 

 

Tror du att det vanligt med slöseri i kommunerna? 

- Jag tror det är vanligt med slöseri i vilken organisation som helst. Även privat märker man ju att det finns en hel del att göra. 

 

Vilka råd kan du ge till arbetsgivare som vill integrera Lean Production i sin organisation? 

- Det är två delar att tänka på. Dels har vi själva grundtanken, med medarbetare, ledarskap och organisation. Där handlar det ju främst om att få medarbetarna att känna sig delaktiga och engagerade, samt att bidra till deras kompetensutveckling. 

- Sen är det verktygen, och där tycker jag att värdeflödeskartor är en bra ingång för att förstå hur Lean fungerar. 

Maria Viidas värjer sig mot att Lean kommer från industrin, och tror att många har fått en felaktig uppfattning om vad det faktiskt handlar om. 

- Jag är socionom i botten, och jag ser Lean som ett mjukt sätt att jobba med människor. Det handlar ju om att förbättra människors vardag. Så för den som tror att Lean bara handlar om industriella stordriftsfördelar är det dags att tänka om. Lean handlar om att vara flexibel, och att alla människor är unika.  

Artikeln är tidigare publicerad i Mediaplanets tematidning Lean, våren 2008.