Affärskommunikation är idag stommen för många företag. Därför gäller det att se på hur teknologi och kommunikationssätt kan utnyttjas till företagets bästa.
Kommunikation kräver en sändare och mottagare för att leda någonvart. I ett samhälle där tjänster och information är de viktigaste handelsvarorna, är kommunikationsprocesserna nästan lika viktiga som industribolagens produktionsprocesser. Med ny teknik ökar möjligheterna till effektiv kommunikation. Men fler möjligheter att kommunicera gör ironiskt nog också att det ofta blir desto mer tidskrävande och förvirrande att kommunicera med varandra.
Tänk på hur du själv vill ha det. Blir du superstressad av ett mobilsamtal på tunnelbanan, eller är du en person som har headsetet på dygnet runt och skrävlar med kollegor och leverantörer varje gång du går och handlar mat? Tycker du att det skrivna ordet är tydligare och lättare att formulera sig med, eller ser du ett svar på en lång förfrågan på mailen som ett oöverstigligt berg? Däri ligger redan en stor fördel med tekniken som unified communications erbjuder – att du kan se var personen du söker faktiskt befinner sig för tillfället, och på vilket sätt han eller hon föredrar att bli kontaktad. Tänk på chatmeddelanden – de blir ju meningslösa om personen bakom den andra skärmen inte är på plats. Samma sak kommer i framtiden gälla all form av kommunikation.
Valfrihet utan förvirring
Den interna kommunikationens preferenser skiljer sig egentligen inte mycket från den externa. Olika människor lyssnar på olika sätt, och trivs med olika typer av tilltal. Men framförallt är det viktigt att rätt information når rätt person vid rätt tidpunkt, oavsett om personen råkar vara på rätt plats eller inte. Att utveckla interna affärssytem och intranät räcker inte. Medarbetare befinner sig inte alltid framför den stationära kontorsdatorn, och kunder och leverantörer ska ha lika lätt att få tag i dig som din chef. Med IP-telefoni förändras sättet vi blir tillgänliga, och sättet vi kan annonsera vår eventuella tillgänglighet. Tekniken börjar bli mogen, och på företagen börjar allt fler intressera sig för vad IP-teknologi kan göra för att underlätta företagskommunikationen.
– IP-telefoni har för många bara handlat om en ny telefon på skrivbordet, säger Stefan Eriksson, chefredaktör på Telekom Idag. Men vi ser en trend mot ökade krav på mobilitet – fler vill ha mobiltelefonen som främsta verktyg, i kombination med laptopen. Med IP kommer nya möjligheter att ringa via företagsväxeln var du än befinner dig.
Interaktion på avstånd
Sverige och våra grannländer har länge varit i framkanten av utveckligen av kommunikation – både teknik, system och tjänster. Vår framgångsrika industrialisering i kombination med relativt långa avstånd inom landet har gjort att vi i Sverige alltid varit tidiga med ny teknik – både att utveckla och att tillägna sig.
Vissa menar att nätverket Facebook blivit så populärt i Sverige för att svenskar helst kommunicerar lite på avstånd, att vi inte är så ”fysiska” av oss. Må så vara, men detta ställer naturligtvis ännu högre krav på att kommunikationen flyter på som den ska. Och företagen har fått mer och mer att lära från sina medarbetare, inte minst på alla de sätt som folk interagerar idag, med sociala nätverk, chat, sms och mail. Gärna på samma gång.
– En tendens är att e-post delvis ersätts av IM, säger Stefan Eriksson. Företagen har tidigare sett fenomenet som ett säkerhetsproblem, men nu är man tvungna att anamma det. Vilket också gäller andra former av sociala tjänster som medarbetarna tar med sig in i företaget. Det ställer krav på företaget att kunna utnyttja och använda dessa kommunikationssätt.
Affärskommunikation föder lojalitet
För leverantörer, grossister, producenter, kunder och ägare är företagets externa kommunikation viktig, inte bara för själva kommunicerandets skull, utan även för trovärdighetens skull. Kunder blir sällan lojala med ett svårtillgängligt företag, och processer går betydligt smidigare om information når ut i tid.
För stora organisationer är det kostsamt att byta system, växlar, telefoner och att utveckla kompetens för varje ny teknologisk landvinning. Men inom nya områden som Unified Communications pratar man om två olika typer av förtjänst. De ”hårda” pengarna ligger förstås i vad man konkret kan spara i kostnadsväg, med sänkta telefoni- och resekostnader. Men den verkliga förtjänsten ligger mer långsiktigt. I medarbetarnas ökade produktivitet, effektivitet, och – förhoppningsvis – en bättre användning av sin kreativitet.
Artikeln är tidigare publicerad i Mediaplanets tematidning Unified Communications, december 2007.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar